Comment réussir un événement virtuel ?

14 septembre 2020
C’est la question qui nous est remontée chaque semaine.

 

Et pour cause, le temps où l’on pourra de nouveau se réunir, démasqués, dans l’insouciance la plus totale n’est visiblement pas encore pour demain. Et le digital devenant la règle, autant se donner toutes les chances de réussir nos événements en inventant de nouvelles manières de donner envie de participer, de rester, de vivre une expérience collective et, cerise on the cake, d’en ressortir un peu transformé, un peu plus engagé.

 

On le sait, impossible de décliner une AG, un événement interne ou une convention sans en repenser intégralement le format dès que les écrans s’interposent.

 


C’est donc précisément la question que nous a posée Abbvie : Comment célébrer l’acquisition d’une autre société (Allergan) et donc la naissance du 4e groupe pharmaceutique mondial, sans réunir le millier de collaborateurs en France ? Comment les unir dans un contexte où tout rapprochement est banni ? 


Comment leur offrir un moment pour mieux comprendre la stratégie du Groupe et les embarquer tous dans la même direction ?



 

Pour réussir l’exercice chez WAT, on s’est appuyé sur plusieurs convictions :

 

Qui dit virtuel dit accélération du temps : une chose est certaine, le rythme est la clé du succès.

Finie la convention sous forme de plateau télé assis avec de jolies lumières. L’enjeu est, dans un temps court (max 2h) de basculer d’un plateau à un autre en misant sur des scénographies pensées pour valoriser les messages. Vidéos, quiz, surprises, facilitratrice graphique, interviews, jeux, animations visuelles… autant de virgules qui permettent de progresser sans laisser personne sur le bord du chemin. Debout, assis, en mouvement, ce sont tous ces détails qui construisent aussi le rythme et  permettent de garder toujours le public à distance en éveil. 


– Les gens sont loin ? Il faut les faire dialoguer à distance en amont par vidéos interposées et livrer le jour J le best of de ce ping-pong virtuel. L’effet de réel est saisissant.



– Réussir un événement, virtuel ou physique, c’est avant tout une question éditoriale. Il faut penser l’événement autour d’un fil rouge, mais surtout écrire l’intégralité des contenus. Ne pensez pas que l’improvisation fera le reste. Un contenu non maîtrisé de bout en bout perdra votre audience à coup sûr. Le conducteur est roi, rien ne doit jamais être laissé au hasard. C’est pourquoi nous avions aussi misé sur une professionnelle pour animer, être gardienne du rythme, tandis que tout le contenu convergeait vers le manifeste d’Abbvie. 


Résultat : 6 semaines pour tout concevoir et organiser l’événement clé en main et, au final, un taux de satisfaction unanime des collaborateurs de 99,2 %. Bref l’événement digital est promis à un bel avenir et les nouveaux enjeux qu’il pose sont un véritable moteur à créativité !